Nagrywanie rozmów w rekrutacji i agencjach pracy
W rekrutacji telefon jest krytyczny na każdym etapie: kandydaci dzwonią o ofertę, grafik, dokumenty i status, a firmy o dostępność pracowników, warunki współpracy i nowe projekty. Ruch potrafi przychodzić falami (piki po publikacji ogłoszeń i kampaniach), więc bez porządku łatwo o nieodebrane połączenia i chaos w oddzwanianiu.
Nagrywanie rozmów porządkuje to w praktyce: rozmowy objęte regułami są zapisywane i trafiają do jednego miejsca — do panelu nagrań, gdzie można je wyszukać, odsłuchać i pobrać zgodnie z uprawnieniami. To pomaga zarówno w szkoleniu rekruterów, jak i w sytuacjach spornych („co było ustalone”, „kiedy i z kim rozmawiano”).
Nagrywanie działa „procesowo”, gdy obsługa połączeń jest uporządkowana (np. powitanie/IVR, kolejki, przekierowania). Wtedy nagrania są spójne z historią połączeń i łatwiejsze do odszukania przy konkretnym kandydacie lub kliencie.
Co nagrywanie daje w rekrutacji?
- Powrót do ustaleń – warunki współpracy, dostępność, ustalenia dotyczące dokumentów i terminów.
- Mniej sporów – w sytuacjach „kto co powiedział” wracasz do konkretnej rozmowy.
- Kontrola jakości – odsłuchy pomagają ujednolicić standard rozmów i poprawić komunikację w zespole.
- Onboarding nowych rekruterów – nauka na realnych rozmowach (dobre praktyki, typowe obiekcje, sposób kwalifikacji).
- Porządek w oddzwanianiu – historia połączeń + nagranie ułatwiają domykanie tematów bez domysłów.
- Praca hybrydowa – rozmowy z biura i zdalnie mogą trafiać do jednego archiwum, jeśli są objęte regułami.
Nagrywanie można uruchomić selektywnie: tylko dla wybranych stanowisk albo tylko dla określonych typów połączeń. Zobacz: Reguły nagrywania.
Najczęstsze scenariusze, w których nagrania są najbardziej użyteczne
1) Kandydaci i ustalenia organizacyjne
- ustalenia dot. dostępności, lokalizacji, grafiku, dojazdu, dokumentów,
- potwierdzanie informacji przekazanych w rozmowie,
- mniej nieporozumień przy kolejnych kontaktach.
2) Klienci B2B i uzgodnienia projektu
- ustalenia warunków współpracy, zakresu i terminów,
- porządek w przekazywaniu spraw między opiekunami,
- łatwiejsze wyjaśnianie sytuacji spornych.
3) Masowe nabory i kampanie
- dużo podobnych rozmów w krótkim czasie (kwalifikacja, podstawowe pytania),
- odsłuchy do poprawy skryptu i standardu,
- porządek w oddzwanianiu na podstawie historii połączeń.
4) Szkolenia i kontrola jakości
- przegląd rozmów rekruterów (standard, jakość pytań, kompletność kwalifikacji),
- materiał szkoleniowy dla nowych osób,
- lepsza powtarzalność procesu w zespole.
Jak włączyć nagrywanie dla rekruterów?
Nagrywanie włączasz dla konkretnego telefonu/stanowiska. Dzięki temu możesz objąć nagrywaniem tylko rekruterów, tylko obsługę firm (B2B) albo tylko wybrane osoby.
Ścieżka w panelu:
- Usługi → Telefony → Ustawienie telefonu → Nagrywanie rozmów
Reguły ustawiasz osobno dla połączeń wychodzących, przychodzących bezpośrednich oraz przychodzących z IVR. Możesz wybrać: nie nagrywaj / nagrywaj automatycznie / nagrywaj na żądanie po *2.
Jeżeli chcesz nagrywać wyłącznie wybrane rozmowy (np. tylko rozmowy „kwalifikacyjne”), tryb „na żądanie” bywa najwygodniejszy.
Porządek w obsłudze telefonu: kandydaci i firmy
W rekrutacji dobrze działa prosty podział ruchu: osobna ścieżka dla kandydatów i osobna dla firm/klientów. To skraca rozmowy i ogranicza przypadkowe przełączenia.
Minimalne menu (przykład)
- 1 – kandydaci (oferty, status aplikacji, dokumenty)
- 2 – firmy / klienci (projekty, współpraca, rozliczenia)
Przy dużym ruchu warto użyć kolejki połączeń, aby kandydaci nie trafiali na zajętość. Po godzinach pomocna bywa wiadomość na e-mail (voice2email).
Komunikat o nagrywaniu, dostęp i retencja
- Komunikat – jeśli nagrywasz rozmowy, zadbaj o informowanie rozmówcy (najczęściej przez powitanie/IVR). Zobacz: komunikat o nagrywaniu.
- Dostęp – w firmie warto ustalić, kto może odsłuchiwać nagrania, a kto może je pobierać (np. tylko lider, kierownik, administrator).
- Retencja – nagrania możesz przechowywać do 365 dni, a dłużej archiwizować po swojej stronie. Zobacz: retencja i archiwizacja.
W kwestiach formalnych (treść komunikatu, podstawy i procedury) warto dopasować rozwiązanie do polityk firmy i wymogów prawnych.
FAQ (rekrutacja i agencje pracy)
Czy mogę nagrywać tylko rozmowy kandydatów, a nie rozmowy B2B?
Tak. Reguły ustawiasz per telefon/stanowisko oraz per typ połączenia. Możesz też wykorzystać tryb „na żądanie”. Zobacz: reguły nagrywania.
Czy nagrywanie działa także przy pracy zdalnej?
Tak – jeśli rozmowa przechodzi przez system i stanowisko jest objęte regułami, lokalizacja nie ma znaczenia.
Jak znaleźć konkretne nagranie (kandydat/klient)?
W panelu nagrań wyszukujesz rozmowy po dacie, numerze i użytkowniku. W praktyce najwygodniej łączyć to z historią połączeń.
Jak długo przechowywane są nagrania?
Retencję ustawiasz w panelu (1–365 dni). Dłuższe przechowywanie realizujesz przez pobieranie i archiwizację po swojej stronie.
Chcesz mieć porządek w ustaleniach i standard rozmów?
Załóż konto, ustaw reguły nagrywania dla wybranych stanowisk i korzystaj z panelu nagrań do odsłuchu oraz pobierania. To szybki sposób na mniej nieporozumień i sprawniejszą obsługę w okresach intensywnych naborów.