Poczta głosowa na e-mail
Poczta głosowa (voice2email) w usłudze NagrywanieRozmów zamienia nieodebrane połączenia w wiadomości, które otrzymujesz na e-mail. Dzwoniący nagrywa krótki komunikat, a Ty dostajesz plik audio w załączniku (z informacją o numerze i czasie połączenia) i możesz oddzwonić bez „zgubionych” tematów.
To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się po godzinach, w trakcie spotkań, przy pracy w terenie oraz wtedy, gdy kilka osób współdzieli jeden numer firmowy.
Dlaczego warto włączyć voice2email?
Nawet dobrze zorganizowany zespół nie odbierze każdej rozmowy. Poczta głosowa działa jak „siatka bezpieczeństwa”: klient zawsze może zostawić wiadomość, a w firmie powstaje czytelna lista spraw do oddzwonienia.
- Mniej straconych kontaktów – gdy nie możesz odebrać, dzwoniący zostawia wiadomość, a Ty wracasz do tematu w dogodnym momencie.
- Porządek w obsłudze – nagranie trafia na e-mail (także do kilku osób), więc łatwiej przypisać sprawę do działu lub osoby.
- Mobilność – odsłuchasz wiadomość na telefonie lub komputerze, bez dodatkowych aplikacji.
- Lepsza obsługa po godzinach – w powitaniu możesz podać godziny pracy, zasady kontaktu i realny czas oddzwonienia.
- Współdzielenie skrzynki – wiadomości mogą trafiać równolegle do kilku odbiorców, więc temat przejmie osoba dostępna.
To element konfiguracji usługi – nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu ani osobnej „skrzynki” u operatora.
Jak działa poczta głosowa w praktyce?
- Klient dzwoni na numer firmowy (miejski) lub numer wewnętrzny.
- Jeśli nikt nie odbierze (lub numer jest zajęty/niedostępny), połączenie trafia do skrzynki głosowej.
- Klient słyszy powitanie (domyślne lub Twoje) i nagrywa wiadomość po sygnale.
- System zapisuje nagranie i wysyła je jako załącznik na wskazane adresy e-mail.
- Odsłuchujesz wiadomość i oddzwaniasz z pełnym kontekstem.
Najlepszy efekt osiągniesz, gdy połączysz pocztę głosową z przekierowaniami, powitaniem (IVR) oraz – jeśli masz większy ruch – z kolejką połączeń. Wtedy obsługa jest spójna także „po godzinach”.
Gdzie voice2email daje największy efekt?
Poczta głosowa szczególnie pomaga tam, gdzie telefon jest ważnym kanałem kontaktu, a zespół bywa w terenie lub ma skoki ruchu.
Kancelarie i biura rachunkowe
- wiadomość z krótkim opisem sprawy zamiast „zgubionego telefonu”,
- wspólna skrzynka e-mail dla sekretariatu i opiekunów,
- czytelna obsługa po godzinach.
Medycyna i rejestracje
- prośby o kontakt, wizytę lub receptę, gdy rejestracja jest przeciążona,
- oddzwanianie z propozycją terminu,
- osobne skrzynki dla tematów (np. rejestracja/teleporady).
IT / hosting / dyżury
- po godzinach klient zostawia opis problemu,
- wiadomość trafia do dyżuru i na skrzynkę wsparcia,
- łatwiejsza priorytetyzacja i oddzwanianie.
E-commerce
- w powitaniu prosisz o numer zamówienia,
- wiadomości trafiają do obsługi klienta,
- mniej utraconych kontaktów w szczycie kampanii.
Serwisy w terenie
- klient zostawia lokalizację i opis usterki,
- wiadomości trafiają do dyspozytora i zespołu,
- możliwy podział na skrzynki: pilne / wycena / serwis.
Praca zdalna i hybrydowa
- odsłuch i oddzwanianie z dowolnego miejsca,
- współdzielona skrzynka: oddzwania osoba dostępna,
- spójna obsługa po godzinach.
Więcej scenariuszy znajdziesz w dziale Zastosowania.
Jak włączyć pocztę głosową krok po kroku?
Krok 1. Utwórz skrzynkę głosową
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Wejdź w zakładkę Skrzynki głosowe.
- Kliknij Dodaj skrzynkę.
- Nadaj nazwę (np. „Poczta – sprzedaż”, „Poczta – serwis”).
- Wybierz użytkowników, którzy mają otrzymywać wiadomości na e-mail (może być kilka osób).
- (Opcjonalnie) Dodaj dodatkowe adresy e-mail, np. wspólną skrzynkę działu.
- Zapisz ustawienia przyciskiem Zatwierdź.
Krok 2. Ustaw przekierowanie na skrzynkę
- Wejdź w: Telefony → Ustawienie telefonu.
- Wybierz numer/urządzenie, dla którego chcesz włączyć pocztę głosową.
- Otwórz sekcję Przekierowania.
- Wybierz warunek: gdy nie odbiera, gdy zajęty lub gdy niedostępny.
- Jako cel przekierowania wskaż skrzynkę głosową.
- Zapisz zmiany przyciskiem Zatwierdź.
Krok 3. Ustaw własne powitanie skrzynki
Domyślne powitanie możesz zastąpić własnym nagraniem – krótszym, bardziej firmowym i czytelnym.
- przygotuj plik audio i wgraj go (jak w Powitaniu IVR),
- w ustawieniach skrzynki wybierz ten plik jako powitanie przed nagrywaniem wiadomości.
Dobre praktyki dla poczty głosowej
- Powiedz, kiedy oddzwonisz – np. „oddzwonimy dziś” albo „w następnym dniu roboczym”.
- Poproś o konkret – numer zamówienia, temat, lokalizację, numer sprawy (zależnie od branży).
- Podziel skrzynki – osobna sprzedaż/serwis/recepcja daje szybszą obsługę.
- Testuj – wykonaj kilka próbnych połączeń i sprawdź, czy przekierowanie i e-maile działają tak, jak chcesz.
Najczęstsze pytania o pocztę głosową
Czy mogę wysyłać nagrania na kilka adresów naraz?
Tak. Możesz przypisać kilku użytkowników oraz dodać dodatkowe adresy e-mail do jednej skrzynki. To wygodne, gdy chcesz, aby temat przejęła osoba dostępna.
Czy poczta głosowa jest dodatkowo płatna?
Nie ma osobnego abonamentu za skrzynki głosowe. Poczta głosowa działa w ramach konfiguracji usługi, a rozliczasz pakiet i połączenia wychodzące zgodnie z cennikiem.
Czy mogę mieć osobne skrzynki dla działów?
Tak. To najlepsza praktyka: osobna skrzynka dla sprzedaży, serwisu, rejestracji, dyżuru itd. Każda skrzynka może mieć własnych odbiorców e-mail i własne powitanie.
Co jeśli odbiorę połączenie zanim włączy się poczta?
Nic specjalnego – rozmowa przebiega normalnie. Poczta głosowa uruchamia się dopiero wtedy, gdy spełni się warunek przekierowania (np. nikt nie odbiera / zajęte / niedostępny).
Zobacz także
- Powitanie (IVR) – własne komunikaty i menu.
- Przekierowania – reguły, kiedy rozmowa trafia na pocztę.
- Kolejka połączeń – gdy kilka osób odbiera ten sam temat.
- Historia połączeń – oddzwanianie i porządek w kontaktach.
- Nagrywanie rozmów – jeśli chcesz nagrywać odebrane rozmowy zgodnie z regułami.
Chcesz, żeby klient zawsze zostawił ślad kontaktu?
Załóż konto w usłudze NagrywanieRozmów, ustaw pocztę głosową na e-mail i odbieraj wiadomości w biurze, w domu i w terenie.