Telefon biurowy jako stanowisko firmowe

W praktyce liczy się nie sam aparat, tylko sposób obsługi połączeń w firmie: kto odbiera, gdzie trafiają rozmowy, jak działają przekierowania i co dzieje się w godzinach szczytu. Telefon SIP może:

• odbierać połączenia z numeru głównego firmy (oraz numerów przypisanych do stanowiska),
• obsługiwać ruch kierowany przez IVR i kolejki,
• szybko przekazywać rozmowy do działów i osób (najwygodniej po numerach wewnętrznych),
• pracować w scenariuszach „po godzinach” (komunikaty, dyżury, przekierowania).

Jeśli w firmie często przełączasz rozmowy (recepcja, sekretariat, BOK), telefon SIP zwykle sprawdza się lepiej niż samo stanowisko aplikacyjne – dzięki stabilnej pracy oraz wygodnej obsłudze połączeń z poziomu urządzenia.

Nagrywanie rozmów z telefonu SIP

Rozmowy prowadzone z telefonu SIP mogą być nagrywane zgodnie z regułami ustawionymi w usłudze NagrywanieRozmów. Jeśli rozmowa przechodzi przez firmowy system i jest objęta regułami – trafia do archiwum, a następnie jest dostępna w panelu nagrań (odsłuch, wyszukiwanie, pobieranie).

Ścieżka w panelu (włączenie nagrywania dla danego telefonu):

• Usługi → Telefony → Ustawienie telefonu → Nagrywanie rozmów

Reguły ustawiasz osobno dla połączeń wychodzących, przychodzących bezpośrednich oraz przychodzących z IVR (nie nagrywaj / nagrywaj automatycznie / nagrywaj na żądanie po *2). Szczegóły: Reguły nagrywania oraz co dokładnie się nagrywa.

Przykładowy telefon: Cisco SPA 303 G2 (lub odpowiedniki)

Jako przykład pokazujemy Cisco SPA 303 G2, ponieważ to popularny model używany w biurach i na recepcjach. To tylko przykład – możesz wykorzystać dowolny telefon, który obsługuje standard SIP.

• stabilna praca jako stanowisko recepcyjne (działa również przy wyłączonym komputerze),
• wygodne przełączanie i przekazywanie rozmów,
• zgodność ze scenariuszami obsługi połączeń (IVR, kolejki, przekierowania) oraz z nagrywaniem rozmów.

Jak podłączyć telefon w biurze?

Z perspektywy użytkownika telefon SIP działa jak klasyczny telefon firmowy: podłączasz go do sieci, wpisujesz dane konta SIP z Panelu Klienta i wykonujesz połączenie testowe. Od tej chwili telefon obsługuje połączenia zgodnie ze scenariuszem w firmie.

Dla recepcji i intensywnej pracy zalecamy połączenie przewodowe (Ethernet) – jest bardziej stabilne niż Wi-Fi.

Konfiguracja telefonu SIP

Co warto ustawić, gdy telefon stoi na recepcji?

• Numery wewnętrzne – wygodne przekazywanie rozmów krótkim numerem (zobacz: numery wewnętrzne).
• Przekierowania – gdy recepcja jest zajęta lub nikt nie odbiera (zobacz: przekierowanie połączeń).
• Powitanie i IVR – czytelny podział rozmów na tematy i działy (zobacz: powitanie (IVR)).
• Kolejka połączeń – gdy ruch jest większy i rozmowy potrafią „nachodzić” na siebie (zobacz: kolejka połączeń).
• Nagrywanie rozmów – jeśli rozmowy na recepcji mają być archiwizowane i dostępne w panelu (zobacz: reguły nagrywania).

Dzięki temu telefon na biurku jest elementem uporządkowanego procesu obsługi połączeń, a nie pojedynczą linią bez kontekstu.

Jaki telefon SIP wybrać do biura?

Z usługą współpracuje wiele telefonów SIP. Przy wyborze warto zwrócić uwagę, żeby urządzenie:

• obsługiwało standard SIP,
• miało wygodną obsługę połączeń (transfer, wstrzymanie, konferencja),
• posiadało 2 porty Ethernet (przydatne, gdy komputer ma być podłączony „za” telefonem),
• obsługiwało zasilanie z zasilacza lub PoE – zależnie od infrastruktury.

Urządzenie możesz kupić w dowolnym sklepie – nie prowadzimy sprzedaży sprzętu. Jeśli chcesz, podeślij model przed zakupem, a podpowiemy, czy będzie odpowiedni do recepcji/biura.

Więcej informacji technicznych

Specyfikacje i materiały dotyczące telefonów SIP znajdziesz m.in. tutaj: www.telefonbiurowy.com .

Materiały producentów są pomocnicze – w praktyce liczy się zgodność z SIP i ergonomia pracy w recepcji (transfery, wstrzymanie, szybkie wybieranie).