Retencja i usuwanie nagrań
Retencja to czas, przez jaki nagrania rozmów są przechowywane w systemie. W praktyce ustawiasz ją tak, aby nagrania były dostępne „w razie potrzeby”, ale nie zalegały bez końca. To ważne zarówno organizacyjnie (porządek, koszty), jak i pod kątem zgodności (minimalizacja danych).
W usłudze możesz ustawić automatyczne usuwanie nagrań po określonej liczbie dni. Maksymalny czas przechowywania po stronie dostawcy wynosi 365 dni. Jeżeli Twoje procedury wymagają dłuższego archiwum – rozwiązaniem jest regularne pobieranie nagrań i archiwizacja po Twojej stronie.
Co warto ustalić w firmie przed ustawieniem retencji?
- Cel nagrywania – np. kontrola jakości, reklamacje, szkolenia, bezpieczeństwo ustaleń.
- Standardowy okres dostępności – np. 30/60/90 dni dla bieżącej pracy.
- Kto i kiedy archiwizuje – np. kierownik raz w tygodniu/miesiącu pobiera wybrane nagrania.
- Uprawnienia – kto może odsłuchać i pobrać nagranie (zobacz: Role i dostęp).
Dobra zasada: przechowuj w systemie tyle, ile realnie potrzebujesz „do pracy”, a dłuższe archiwum rób tylko wtedy, gdy macie na to konkretne podstawy i procedurę.
Jak ustawić retencję w panelu?
Retencję ustawiasz w panelu w sekcji nagrywania rozmów. Wybierasz liczbę dni, po której nagrania mają być usuwane automatycznie (zakres 1–365 dni).
Ścieżka w panelu:
- Usługi → Nagrywanie rozmów (ustawienia / retencja)
- Zaloguj się do panelu klienta.
- Wejdź w Usługi → Nagrywanie rozmów.
- Ustaw liczbę dni automatycznego przechowywania (1–365).
- Zapisz ustawienia.
Ustawienie retencji dotyczy przechowywania nagrań w systemie. Jeśli chcesz zachować wybrane rozmowy dłużej, pobierasz je do archiwum firmowego.
Archiwizacja po stronie firmy: prosta i bezpieczna praktyka
Jeżeli potrzebujesz dłuższego przechowywania niż 365 dni albo chcesz mieć własne archiwum (np. do audytu, szkoleń, sporów), najbezpieczniej jest wprowadzić rutynę archiwizacji:
- Wybór nagrań do archiwum – np. tylko sprawy sporne, rozmowy szkoleniowe, wybrane numery/działy.
- Pobranie nagrań – z listy nagrań w panelu (zobacz: Panel nagrań).
- Bezpieczne miejsce – dysk firmowy/NAS z kontrolą dostępu i kopią zapasową.
- Opis/porządek – np. foldery per miesiąc, sprawa/ID klienta, dział.
W archiwum firmowym stosuj te same zasady dostępu i retencji, które obowiązują u Ciebie wewnętrznie (to ważniejsze niż sama „technika pobierania”).
Usuwanie nagrań i porządek w danych
Automatyczna retencja jest najprostszą formą porządku: system sam usuwa nagrania po określonym czasie. W praktyce pomaga to:
- ograniczyć „zalegające” dane,
- utrzymać przejrzystość archiwum nagrań,
- zmniejszyć ryzyko przechowywania danych dłużej niż jest to potrzebne,
- ułatwić utrzymanie spójnych zasad w całej firmie.
Najczęstsze pytania o retencję
Czy mogę ustawić retencję krótszą niż 30 dni?
Tak. Retencja jest ustawiana w dniach – możesz dobrać ją do procesu w firmie (np. 7, 14, 30 dni).
Czy mogę przechowywać nagrania dłużej niż 365 dni?
W systemie maksymalny czas przechowywania po stronie dostawcy wynosi 365 dni. Dłuższe przechowywanie realizujesz przez pobieranie nagrań i archiwizację po swojej stronie.
Co jeśli potrzebuję nagrań do szkoleń?
Najczęściej wybiera się kilka rozmów „szkoleniowych” i archiwizuje je lokalnie (z ograniczonym dostępem), a bieżące nagrania trzyma w systemie np. 30–90 dni.
Czy retencja dotyczy także historii połączeń?
Historia połączeń ma własne zasady przechowywania. Jeśli analizujesz dane długoterminowo, dobrym nawykiem jest cykliczne pobieranie raportów (zobacz: Historia połączeń).
Chcesz ustawić retencję „raz i mieć spokój”?
Ustal w firmie docelowy czas przechowywania, ustaw retencję w panelu i wybierz prostą rutynę archiwizacji dla rozmów, które mają zostać dłużej. Jeśli chcesz – pomożemy dobrać ustawienia do Twojego scenariusza.