Role i dostęp do nagrań
Nagrania rozmów to wrażliwe dane: zawierają treść rozmowy, często także dane osobowe i informacje handlowe. Dlatego w usłudze NagrywanieRozmów warto od początku ustawić role i uprawnienia – tak, aby każda osoba w firmie miała dostęp dokładnie do tego, czego potrzebuje do pracy (i nic więcej).
Najlepsza praktyka to zasada minimalnego dostępu: konsultanci widzą tylko to, co jest niezbędne, a dostęp do pobierania nagrań i pełnego archiwum ma wyłącznie kierownictwo lub osoby upoważnione (np. reklamacje / jakość / compliance).
Dlaczego warto ustawić role i uprawnienia?
- Bezpieczeństwo danych – ograniczasz ryzyko nieuprawnionego odsłuchu i udostępniania nagrań.
- Porządek w firmie – każdy wie, kto odpowiada za odsłuchy jakościowe i reklamacje.
- RODO i procedury – łatwiej wykazać, że dostęp jest kontrolowany i uzasadniony.
- Mniej pomyłek – ograniczenie pobierania nagrań zmniejsza ryzyko „krążenia plików” poza firmą.
W praktyce najczęściej stosuje się prosty podział: konsultant (brak dostępu do archiwum), lider/kierownik (odsłuch i analiza), administrator (konfiguracja i polityki).
Co zazwyczaj ogranicza się w dostępie do nagrań?
Największe znaczenie mają dwie rzeczy: odsłuch oraz pobieranie plików. Odsłuch w panelu pozwala pracować operacyjnie (jakość / szkolenia / reklamacje), natomiast pobieranie jest zwykle zarezerwowane dla sytuacji formalnych i archiwizacji po stronie firmy.
- Odsłuch nagrań – kto może odsłuchiwać i w jakim zakresie.
- Pobieranie plików – kto może pobrać nagranie na dysk.
- Dostęp do całego archiwum – czy widać wszystkie rozmowy, czy tylko wybrane.
- Ustawienia retencji – kto decyduje, po ilu dniach nagrania są usuwane.
Zasady przechowywania nagrań (retencja, archiwizacja) opisujemy szerzej na stronie Retencja i archiwizacja.
Gdzie ustawia się role i dostęp?
Uprawnienia ustawisz w panelu klienta. Jeśli korzystasz z nagrywania rozmów, warto od razu uporządkować dostęp dla zespołu (szczególnie przy kilku stanowiskach).
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Wejdź w sekcję zarządzania użytkownikami (role/administratorzy) i przypisz uprawnienia zgodnie z rolą w firmie.
- Sprawdź, kto ma dostęp do modułu nagrań oraz czy pobieranie jest ograniczone do osób upoważnionych.
- Zapisz zmiany i wykonaj krótki test: zaloguj się kontem o mniejszych uprawnieniach i upewnij się, że widzi tylko to, co powinno być widoczne.
Jeśli chcesz, opisz nam krótko strukturę zespołu (kto odbiera, kto nadzoruje, kto obsługuje reklamacje), a podpowiemy prosty i bezpieczny podział uprawnień.
Rekomendowane ustawienia w praktyce
Gdy masz 1–3 osoby
- jedna osoba (właściciel/kierownik) ma dostęp do odsłuchu i pobierania,
- pozostałe osoby – dostęp ograniczony do pracy operacyjnej,
- prosta procedura: „reklamacje” = odsłuch przez kierownika.
Gdy masz infolinię / zespół
- konsultanci bez pobierania nagrań,
- liderzy z odsłuchem (kontrola jakości, szkolenia),
- reklamacje/compliance z dostępem do materiału w sprawach spornych,
- administrator tylko do konfiguracji i polityk (np. retencja).
Zobacz także
- Archiwum nagrań – odsłuch, wyszukiwanie, pobieranie.
- Retencja i archiwizacja – jak długo trzymać nagrania i jak je porządkować.
- Reguły nagrywania – które rozmowy są nagrywane.
- RODO w praktyce – wskazówki organizacyjne i informacyjne.
Chcesz poukładać dostęp do nagrań w firmie?
Ustaw role i uprawnienia tak, aby odsłuch i pobieranie nagrań było dostępne tylko dla osób upoważnionych. To prosty krok, który poprawia bezpieczeństwo i porządek w pracy zespołu.