Archiwum nagrań
Archiwum nagrań to miejsce, w którym rozmowy nagrywane zgodnie z regułami trafiają do jednego panelu. Możesz szybko wrócić do ustaleń, odsłuchać rozmowę, wyszukać ją po podstawowych danych i pobrać jako plik — zgodnie z uprawnieniami w firmie.
Nagrania pojawiają się wtedy, gdy połączenie jest realizowane przez firmowy system telefoniczny i jest objęte regułami nagrywania. Dotyczy to zarówno stanowisk biurowych (telefon SIP, softphone), jak i pracy mobilnej (aplikacja/telefon z SIP) — pod warunkiem, że rozmowa „idzie przez system”.
Gdzie znaleźć archiwum nagrań w panelu?
Archiwum nagrań jest dostępne w panelu klienta w sekcji nagrywania rozmów.
Ścieżka w panelu:
- Usługi → Nagrywanie rozmów
Jeśli dopiero startujesz: najpierw włącz nagrywanie dla wybranego stanowiska i wykonaj rozmowę testową. Wtedy w archiwum pojawią się pierwsze wpisy.
Jak wygląda archiwum i co tam zobaczysz?
Archiwum działa jak lista rozmów. Każdy wiersz odpowiada jednemu połączeniu, a przy nagraniu masz szybkie akcje: odsłuch w przeglądarce i pobranie pliku (jeżeli Twoje uprawnienia na to pozwalają).
- data i godzina rozmowy,
- numery (źródłowy i docelowy),
- stanowisko/użytkownik (konto SIP),
- czas trwania,
- informacje pomocnicze ułatwiające rozróżnienie typu rozmowy (np. przychodzące/wychodzące, scenariusze IVR/kolejki — zależnie od konfiguracji).
Najważniejszy efekt w praktyce: łatwo znaleźć „tę jedną rozmowę” potrzebną do reklamacji, audytu lub szkolenia.
Wyszukiwanie nagrań i filtrowanie
Przy większej liczbie rozmów nie przeglądasz nagrań „po kolei”. Archiwum umożliwia zawężanie listy, dzięki czemu potrzebne nagranie można znaleźć szybko – najczęściej w oparciu o datę i numer telefonu.
- zakres dat (np. konkretny dzień lub przedział),
- numer telefonu (źródłowy lub docelowy – zależnie od sytuacji),
- stanowisko/użytkownik (gdy szukasz rozmów konkretnej osoby),
- parametry pomocnicze (np. typ rozmowy / czas trwania – jeśli używasz tego w procesie).
Przykład: szybkie znalezienie rozmowy do reklamacji
- Ustaw zakres dat (dzień, w którym klient dzwonił).
- Wpisz numer klienta (albo numer firmowy, jeśli tak Ci łatwiej zawęzić).
- Jeżeli trzeba – zawęź do konkretnego stanowiska lub dłuższych rozmów.
- Odsłuchaj nagranie w panelu lub pobierz plik do dokumentacji sprawy.
Odsłuch online i pobieranie plików
Odsłuch w panelu
Najczęściej wystarcza odsłuch bezpośrednio w panelu. To wygodne przy reklamacjach i kontroli jakości: nie trzeba pobierać plików „na zapas”, tylko odsłuchuje się rozmowę wtedy, kiedy jest potrzebna.
Pobieranie i archiwizacja
Jeśli musisz dołączyć nagranie do dokumentacji sprawy lub przechowywać je dłużej po stronie firmy, pobierasz plik z archiwum i archiwizujesz lokalnie (np. dysk/NAS lub inne repozytorium).
Zobacz: retencja i archiwizacja.
Retencja nagrań: 1–365 dni
W panelu ustawiasz automatyczne usuwanie nagrań po określonym czasie. Maksymalny okres retencji w systemie to 365 dni.
- ustawiasz liczbę dni retencji (1–365),
- po tym czasie nagrania są automatycznie usuwane,
- jeśli potrzebujesz przechowywać dłużej — pobierasz i archiwizujesz po swojej stronie.
Skąd biorą się nagrania w archiwum?
Nagrania pojawiają się wtedy, gdy nagrywanie jest włączone dla danego telefonu/konta i rozmowa spełnia warunki reguł. Reguły ustawiasz osobno dla: połączeń wychodzących, przychodzących bezpośrednich oraz przychodzących z IVR.
Ścieżka w panelu (włączenie nagrywania):
- Usługi → Telefony → Ustawienie telefonu → Nagrywanie rozmów
Dla każdej grupy wybierasz: nie nagrywaj / nagrywaj automatycznie / nagrywaj na żądanie po *2. Szczegóły: reguły nagrywania.
Role i dostęp do nagrań
Nagrania rozmów to wrażliwe dane, dlatego dostęp do archiwum i pobierania plików warto uporządkować w firmie. Najczęściej część osób ma tylko odsłuch, a pobieranie jest dostępne dla osób upoważnionych (np. kierownik, dział reklamacji, dział jakości).
Zobacz: role i dostęp.
Najczęstsze pytania o archiwum nagrań
Dlaczego nie widzę nagrań w archiwum?
Najczęściej przyczyna jest jedna z poniższych: nagrywanie nie jest włączone dla telefonu/konta, wykonane rozmowy nie są objęte regułami (np. inny typ połączeń), albo rozmowa nie przechodziła przez firmowy system. Sprawdź: reguły nagrywania oraz co dokładnie się nagrywa.
Czy mogę nagrywać „na żądanie” zamiast wszystkie rozmowy?
Tak. Dla wybranych typów połączeń możesz ustawić tryb „na żądanie” i uruchamiać nagrywanie w trakcie rozmowy po wybraniu *2. Szczegóły: reguły nagrywania.
Czy mogę trzymać nagrania dłużej niż 365 dni?
W panelu maksymalna retencja to 365 dni. Jeśli firma potrzebuje dłuższego przechowywania, rozwiązaniem jest pobieranie nagrań i archiwizacja po swojej stronie (np. dysk/NAS).
Czy każdy w firmie może pobierać nagrania?
Dostęp do nagrań powinien być kontrolowany uprawnieniami. W praktyce część osób ma tylko odsłuch, a pobieranie bywa zarezerwowane dla osób upoważnionych. Zobacz: role i dostęp.
Chcesz mieć porządek w nagraniach rozmów?
Włącz nagrywanie dla wybranych stanowisk, ustaw reguły (także tryb na żądanie po *2), a potem korzystaj z archiwum: odsłuch, wyszukiwanie i pobieranie zgodnie z uprawnieniami.