Faks internetowy w centrali w chmurze
Faks internetowy w usłudze NagrywanieRozmów pozwala odbierać i wysyłać faksy bez urządzenia, papieru i tonera. Dokumenty trafiają jako PDF na e-mail oraz do panelu klienta, więc masz do nich dostęp z biura, domu i w trasie.
To rozwiązanie dla firm, które muszą utrzymać numer faksu w procesach (np. ochrona zdrowia, kancelarie, logistyka, administracja), ale chcą, żeby działało to nowocześnie – tak samo jak centralka telefoniczna w chmurze.
Jak działa faks internetowy?
Otrzymujesz dedykowany numer faksowy. Każdy dokument wysłany na ten numer zamieniamy na PDF i dostarczamy:
- na wskazane adresy e-mail (możesz dodać kilku odbiorców),
- do panelu klienta, gdzie łatwo pobierzesz i zarchiwizujesz dokumenty,
- opcjonalnie – do systemów firmowych przez Web Services API dla faksu.
Wysyłka działa równie wygodnie – możesz wysłać faks:
- z poziomu panelu (web2fax),
- przez e-mail (email2fax),
- automatycznie z systemów firmowych (fax API).
W praktyce faks staje się „kanałem dokumentów” działającym obok telefonu: numer faksu jest częścią Twojej konfiguracji, tak jak numery działów, IVR czy kolejki połączeń.
Dlaczego firmy nadal korzystają z faksu?
W części branż faks bywa nadal „kanałem formalnym” – pojawia się w procedurach, umowach i dokumentacji. Zamiast utrzymywać urządzenie w sekretariacie, możesz przenieść faks do chmury i zachować ciągłość procesów:
- Bez awarii sprzętu – koniec z zacięciami, brakiem papieru i wymianą tonerów.
- Dostęp z dowolnego miejsca – dokument odbierasz jak e-mail, także w pracy zdalnej.
- Archiwizacja – PDF łatwiej opisać, wyszukać i przypisać do sprawy/klienta.
- Kontrola dostępu – dokument nie „leży na wydruku”, tylko trafia do wskazanych skrzynek i panelu.
- Porządek w obiegu – kilka osób może odbierać faksy równolegle, bez jednego „miejsca w firmie”.
- Koszty pod kontrolą – płacisz za usługę i faktyczne wysyłki, bez utrzymania urządzeń.
Przykładowe zastosowania faksu internetowego
Jeden numer faksowy może obsługiwać wiele procesów: dokumenty do urzędów, potwierdzenia, zlecenia, przesyłanie podpisanych formularzy. Przykłady:
Ochrona zdrowia i placówki medyczne
- odbiór dokumentów i zleceń od innych podmiotów,
- wysyłka potwierdzeń do instytucji i kontrahentów,
- PDF trafia do kilku odbiorców (np. rejestracja + administracja),
- archiwum spraw bez drukowania i skanowania.
Kancelarie i biura rachunkowe
- przesyłanie pism i załączników,
- odbiór podpisanych dokumentów od klientów,
- łatwe przekazywanie dokumentu dalej (bez kopiowania papieru),
- PDF można przypisać do sprawy i przechowywać w folderach.
Logistyka, produkcja, handel B2B
- zlecenia i potwierdzenia dostaw,
- specyfikacje, listy przewozowe, dokumenty magazynowe,
- jednoczesny dostęp dla handlowego, magazynu i księgowości,
- mniej „wąskich gardeł” w sekretariacie.
Administracja i instytucje
- kontakt z jednostkami, które nadal używają faksu,
- wspólny numer dla wydziału/projektu,
- obsługa także w trybie pracy zdalnej.
Odbieranie i wysyłanie faksów – na co dzień
Odbieranie faksów (fax2email)
- Kontrahent wysyła faks na Twój numer faksowy.
- System zamienia dokument na PDF i wysyła go na wskazane adresy e-mail.
- Ten sam dokument pojawia się w panelu klienta do pobrania i archiwizacji.
Wysyłanie faksów
- Panel (web2fax) – wgrywasz plik i wysyłasz na numer faksu odbiorcy.
- E-mail (email2fax) – wysyłasz wiadomość na adres usługi, a system dostarcza dokument jako faks.
- Integracja (fax API) – automatyczna wysyłka z systemu firmowego i kontrola statusów.
Jak uruchomić faks internetowy?
W ramach usług centralkowych
- Po zalogowaniu do panelu klienta zgłoś chęć aktywacji faksu.
- Jeśli zależy Ci na konkretnym numerze, sprawdź dostępność w Liście numerów.
- Numer faksowy możesz przypisać do wskazanego użytkownika/obiektu (tak jak inne numery w centrali).
Jeśli wykorzystałeś już limity numerów w wybranym pakiecie, dodatkowy numer (również pod faks) możesz dobrać jako kolejny numer miejski zgodnie z zasadami z cennika opłat jednorazowych.
Koszty faksu internetowego
- Numer faksowy i obsługa w panelu to część usługi – płacisz za wybrany pakiet.
- Wysyłka faksów jest rozliczana jak połączenia na numery, na które wysyłasz dokument (minutowo).
- Szczegóły znajdziesz w cenniku pakietów oraz cenniku połączeń.
Automatyczna wysyłka faksów przez Web Services API
Jeśli faks jest częścią Twojego procesu (np. potwierdzenia, dokumenty do wielu odbiorców), możesz zautomatyzować wysyłkę przez Web Services API. To wygodne uzupełnienie dla firm, które i tak integrują telefonię z systemami (CRM/helpdesk/ERP).
- wysyłka faksów bezpośrednio z systemu (np. faktury, zamówienia, raporty),
- wysyłka jednego dokumentu do wielu numerów,
- kontrola statusów wysyłek i raportowanie do systemu,
- możliwość wdrażania w popularnych technologiach (PHP, .NET, Java i inne).
Jeśli dodatkowo budujesz automatyzacje dla rozmów, zobacz też: Integracja przez API dla połączeń głosowych.
Najczęstsze pytania o faks internetowy
Czy potrzebuję urządzenia faksowego?
Nie. Faksy obsługujesz jako PDF na e-mail i w panelu – bez drukowania i bez sprzętu.
Czy jeden numer faksu może trafiać do kilku osób?
Tak. Możesz dodać kilka adresów e-mail jako odbiorców, dzięki czemu dokument trafia od razu tam, gdzie powinien (np. księgowość + sekretariat).
Czy faks wysłany z panelu lub e-maila jest „normalnym” faksem dla odbiorcy?
Tak. Odbiorca dostaje dokument jak standardowy faks – niezależnie od tego, czy wysyłasz go z panelu, e-maila czy przez API.
Czym różni się fax API od IVR API?
Fax API dotyczy dokumentów (wysyłka/odbiór faksów). IVR API (na stronie Integracja przez API) dotyczy połączeń głosowych i scenariuszy rozmów w centrali.
Zobacz także
- Centralka telefoniczna – numery, użytkownicy, IVR, kolejki.
- Panel klienta – zarządzanie usługą i dostęp do dokumentów.
- Lista numerów – dobór numerów do działów i procesów.
- Integracja przez API – automatyzacje i integracje z CRM/helpdesk.
Chcesz mieć faks bez urządzenia w biurze?
Uruchom usługę NagrywanieRozmów i odbieraj faksy jako PDF na e-mail i w panelu klienta – w biurze, zdalnie i w terenie.